Tabele zespołowe w coda.io


Kolejną tabelą będzie tabela zawierająca infomracje o zespole. 
Dane z tej tabeli będą wykorzystywane przy wyświetlaniu statystyk, przypisywaniu zadań do osób odpowiedzialnych oraz innych miejscach, w których odwoływać będziemy się do osób z naszego zespołu. 

W utworzonym dokumencie DZIAŁ HR tworzymy tabele, której celem będzie przechowanie wszystkich podstawowych informacji o naszych współpracownikach 

image.png

Stworzoną tabelę nazywamy tak, aby w przyszłości łatwo było nam odszukać ją z listy, gdy będziemy odwoływać się do zespołu. 

Na start utworzyłem 6 kolumn. 

image.png

Coda daje nam duży wybór, jakiego rodzaju dane będziemy przechowywać w danej kolumnie. Te, które będziemy używać najczęściej to: Text, Number, Data, Checkbox.
image.png

Poniżej rozwińmy plany jakie mamy wobec każdej kolumny:

  1. Account – kolumna typu PEOPLE
    Zapraszając do współpracy kolejne osoby, możemy przypisywać utworzone konta w coda.io do konkretnych danych personalnych. To będzie potrzebne np. do wykonywania automatycznych akcji odnosząc się do konkretnego użytkownika. 
  2. Imię oraz Nazwisko – kolumny typu TEXT
    Standardowy ręcznie wprowadzany tekst
  3. Dział – kolumna typu RELATION.
    Podział naszej organizacji na działy jest wskazany ze względu na późniejszy podział odpowiedzialności oraz dostęp do informacji specjalistów z danego działu. Nie chcemy, za każdym razem ręcznie wpisywać nazwy działu, dlatego utworzymy nową tabelę reprezentującą podział naszej firmy, a następnie do niej będziemy się odwoływać. Dzięki temu, przy tworzeniu nowego konta dla specjalistów w kolumnie dział, będziemy mieli listę wyboru z zawsze aktualną listą działów. 
  4. Stanowisko – kolumna typu TEXT.
    Na teraz będzie to ręcznie definiowana kolumna, ale w przyszłości również zostanie poddana standaryzacji, aby pozycje w firmie również podlegały pod system nadzorowany
  5. Start współpracy – kolumna typu DATE.
    Informacje o czasie rozpoczęcia współpracy jest jedną z podstawowych danych dotyczących każdego specjalisty. 

Dla typów People, Text oraz Date kolumna jest gotowa do przyjęca danych. Natomiast aby kolumna typu Relation mogła działać konieczne jest utworzenie tabeli, która będzie przechowywać dane, z których użytkownik będzie wybierał. 

Utworzyłem nowy dokument “Działy w PMFOR”, a w nim tabelę która zawiera nazwy działów firmy wraz z opisem. Opis wstawiłem, aby pokazać, że tabela, z której zaciągamy informacje również może być tabelą funkcjonalna przechowującą konkretne informacje – nie jesteśmy ograniczeni do jednej kolumny. Dla każdej pozycji dodałem też wyróżniający się kolor i ten kolor będzie widoczny we wszystkich dokumentach.

Tabela działowa:

image.png

Dzięki takiej tabeli wracając do naszej tabeli personalnej, mamy teraz moźliwość wyboru działu z wcześniej zdefiniowanych:

image.png

Teraz wystarczy, aby nasi współpracownicy założyli konta w coda.io, a następnie uzyskali dostęp do naszych dokumentów – wtedy moźna przypisywać ich do konkretnych stanowisk. 

Jako bonus, możemy wykorzystać wstawiony opis w tabeli zbierającej wszystkie działy w firmie i tabelę przedstawić w przystępniejszej formie kart:

image.png

Do dyspozycji działu HR oddaliśmy tabelę zespołową oraz zdefiniowane działy firmowe. 

Przed tworzeniem miejsc do zarządzania procesem onBoardingowym zmodyfikujmy lekko tabelę z ostatniego wpisu.
Zacznijmy od wykorzystania schematu, którym stworzyliśmy tabelę z działami firmy, aby ustandaryzować stanowiska firmowe, a następnie przypisywać je do specjalistów 

image.png

Teraz mogę podmienić ręcznie wprowadzane nazwy stanowiska w głównej tabeli na listę wyboru zaciągającą informację o stanowiskach z utworzonej tabeli. 
Będzie to miało duże znaczenie przy dalszym wykorzystaniu danych oraz ich wyświetlaniu: np. dla określenia wielkości zespołu w danym dziale lub na dany stanowisku.

Wykonując te same operacje jak dla połączenia relacyjnego tabeli działów, otrzymamy wynik jak poniżej: 

image.png

Taki wstęp pozwala zająć się tematem onBoardingu nowych specjalistów